اللائحة
لائحة جمعية إنسان أفريقيا
اسم الجمعية ومقرها:
المادة 1: اسم الجمعية كالآتي: ” جمعية إنسان أفريقيا “.
ويقع مقرها بإسطنبول. ولن يتم افتتاح فرع لها.
هدف الجمعية ومواضيع الأعمال التي تزاولها الجمعية بغرض تحقيق أهدافها، وشكل هذه الأعمال، ونشاطات الجمعية
المادة 2: هي جمعية لتقديم المساعدات الإنسانية دون أي تمييز ديني، ولا لغوي، ولا عنصري، ولا مذهبي. حيث تعمل من أجل تلبية احتياجات كافة الأفراد المحتاجين (مثل؛ الملبس، والمواد الغذائية الأساسية وما شابه) والمواد الطبية، والإقامة، والتدفئة، ومواد النظافة والتي تطرأ حاجتهم إليها نتيجة أسباب مثل؛ الحروب، والكوارث، والاحتلال، والإرهاب الحكومي، والمجاعة.
وتهتم الجمعية بكافة المشاكل الإنسانية على مستوى العالم، وتقوم بالأعمال التضامنية اللازمة مع الأطراف ذوي العلاقة بغرض حل هذه المشاكل. بالإضافة إلى متابعتها شؤون الساعة على المستوى المحلي والعالمي، كي تقوم بالأعمال اللازمة لصالح المظلومين والمغدورين، مسلطة الضوء على هذه الأعمال في وسائل الإعلام، كي تساهم في تكوين جماعات الضغط.
وتزاول الجمعية النشاطات التالية بهدف تفعيل نشاطات منظمات المجتمع المدني وتطويرها، وتقديم الدعم إلى الأشخاص والمؤسسات التي تقوم بالأعمال في هذا الصدد:
- مزاولة النشاطات في مختلف مجالات الحياة لصالح البشر في تركيا والعالم.
- الاهتمام بحقوق الإنسان، والدفاع عنها.
- القيام بالدراسات العلمية بغرض تحقيق أهداف الجمعية على المستوى المحلي والعالمي.
- مقاومة الضغط الذي تجري ممارسته ضد الأفراد، والقيام بالأعمال الحساسة في هذا الشأن.
مواضيع عمل الجمعية وأشكالها:
- إجراء البحوث بغرض تطوير أنشطة الجمعية وجعلها أكثر فاعلية.
- تنظيم الأعمال التعليمية مثل الدورات التعليمية، والتدريبية، والمؤتمرات، والندوات.
- توفير كافة أنواع المعلومات، والوثائق، والمنشورات اللازمة، وتكوين مركز وثائقي تحقيقا لأغراض الجمعية. وإصدار النشرات الإعلانية كالصحف والمجلات والكتب والنشرات بغية الإعلان عن أعمال الجمعية.
- تكوين وسط عمل سليم، وتوفير كافة أنواع الالات والمعدات الفنية والمعدات الأساسية والقرطاسية؛ لتحقيق أهداف الجمعية.
- مزاولة نشاط جمع المساعدات، وقبول التبرعات من داخل البلاد وخارجها؛ شريطة الحصول على التصريح اللازم بذلك.
- تأسيس الشركات والمنشآت والمؤسسات التجارية والاقتصادية، والدخول كشريك في المتأسس منها بغية توفير الإيرادات التي تحقق أهداف لائحة الجمعية.
- فتح الأندية، والمرافق الترفيهية والاجتماعية وتأثيثها كي يستفيد منها أعضاء الجمعية ويستفيدوا من أوقات الفراغ.
- تنظيم الحفلات، والمسرح، والمعارض، والنشاطات الترفيهية المشابهة، أو تحقيق استفادة أعضاء من هذه النشاطات بهدف تقوية أواصر العلاقات بين أعضاء الجمعية واستمرارها.
- شراء العقارات والأوراق المالية التي تحتاجها الجمعية في أنشطتها، وبيع هذه الأموال، وتأجيرها، واستئجارها، وتأسيس الحقوق العينية على العقارات.
- القيام عند الحاجة بتأسيس المؤسسات الخيرية، والاتحادات، والانخراط في الاتحادات المتأسسة، وتأسيس المرافق التي بوسع الجمعيات تأسيسها شريطة الحصول على التصريح اللازم بذلك من اجل تحقيق أهداف الجمعية.
- مزاولة الأنشطة الدولية، والانخراط في الجمعيات والمؤسسات الموجودة خارج البلاد، وتنفيذ الأعمال المشتركة معها على شكل مشاريع أو تبادل المساعدات معها.
- تنفيذ المشاريع المشتركة مع المؤسسات العامة والخاصة في المجالات التي تدخل ضمن أنشطة الجمعية وذلك تحقيقا لأهدافها وعندما تدعو الحاجة إلى ذلك؛ شريطة الاحتفاظ بحق تطبيق الأحكام المتعلقة بعلاقات الجمعيات والمؤسسات الخيرية مع المؤسسات العامة والخاصة والواردة ذكرها في القانون رقم 5072.
- تأسيس صندوق مالي لتوفير القروض قصيرة الأجل التي توفر احتياجات أعضاء الجمعية من المواد الضرورية كالمأكل والملبس، فضلا عن توفير الخدمات والأموال.
- فتح مكاتب التمثيل في الأماكن التي تتطلب ذلك.
- تكوين منابر، وإعداد مشاريع مشتركة وتنفيذها في المجالات الداخلة ضمن موضوع الجمعية أو في المجالات غير الممنوعة قانونيا، وذلك من اجل تحقيق هدف مشترك مع الجمعيات والأوقاف والنقابات والجمعيات الأهلية الأخرى.
- تأسيس أماكن تقديم الطعام المجاني، والمدارس، والمنشآت الصحية في الأماكن المناسبة وضمن إطار ما تسمح به القوانين.
مجالات نشاط الجمعية:
تمارس الجمعية نشاطاتها داخل البلاد وخارجها في مجال المساعدات الإنسانية، وحقوق الإنسان، وتبادل المساعدات والتضامن.
حق العضوية، وإجراءات العضوية
المادة 3: يحق لكل شخص طبيعي أو اعتباري أن ينخرط في هذه الجمعية شريطة أن يكون ذا أهلية، ومؤمنا بأهداف الجمعية ومبادئها، وموافقا على العمل لتحقيقها، وحائزا على الشروط المطلوبة قانونا. إلا أن الشخص الطبيعي الأجنبي يجب أن يكون حائزا على حق الإقامة في تركيا كي يتسنى له الانخراط في الجمعية. وإن هذا الشرط غير مطلوب في حالة العضوية الفخرية.
وينبغي على من يرغب بالانتماء إلى الجمعية أن يقدم طلباً خطياً بذلك إلى رئاسة مجلس الجمعية، والذي يقوم بالبت فيه خلال موعد أقصاه ثلاثين يوما. أقرب فرصة. حيث يقوم بإبلاغ صاحب الشأن خطيا بقبول طلبه من عدمه. حيث يتم تسجيل العضو في سجل الجمعية عند الموافقة على طلب عضويته.
إن الأعضاء الأصليين في الجمعية هم الأعضاء المؤسسين للجمعية والأعضاء المقبولة طلبات عضويتهم من قبل مجلس الإدارة.
وإن من يقدم المساعدات المادية والمعنوية المهمة إلى الجمعية يمكن قبولهم أعضاء فخريين فيها بقرار من مجلس إدارة الجمعية.
الاستقالة من العضوية:
المادة 4: يمتلك كل عضو في الجمعية حق الاستقالة من عضويتها شريطة إعلامها بذلك خطياً.
وتعتبر إجراءات الطلب الخطي للاستقالة منتهية حال بلوغها مجلس إدارة الجمعية، واجتماع أعضاء المجلس واتخاذه قرارا بحقه. ولا يعني انتهاء العضوية انتهاء ما هو متراكم من التزامات العضو تجاه الجمعية.
الإخراج من العضوية:
المادة 5: إن الحالات التي تستوجب الإخراج من عضوية الجمعية هي كما يلي:
- الإخلال بلائحة الجمعية.
- التهرب المستمر من المهام الموكلة من قبل الجمعية.
- عدم تسديد الاشتراك خلال ستة أشهر، بالرغم من وجود إعلام خطي بذلك.
- عدم الالتزام بالقرارات المتخذة من قبل أجهزة الجمعية.
- فقدان شروط العضوية.
وإن ثبت حدوث واحدة من الحالات أعلاه، يتخذ مجلس الإدارة قراره بإسقاط العضوية.
وإن كل عضو يخرج، أو يتم إخراجه من الجمعية، يجري شطب اسمه من سجل الجمعية، ولا يحق له إدعاء أي حق في ممتلكات الجمعية.
أجهزة الجمعية
المادة 6: تتألف أجهزة الجمعية مما يلي:
- الهيئة العمومية.
- مجلس الإدارة.
- لجنة الرقابة.
طريقة تشكيل الهيئة العمومية في الجمعية، وموعد اجتماعها، وكيفية الدعوة إلى الاجتماع، وعقد الاجتماع:
المادة 7: تعتبر الهيئة العمومية أعلى وأكبر جهاز إداري من حيث المسؤولية في الجمعية. وتتألف من الأعضاء المسجلين في الجمعية.
- تجتمع الهيئة العمومية بشكل عادي في المواعيد المبينة في هذه اللائحة.
- وتجتمع بشكل طارئ بناء على طلب من مجلس الإدارة في الحالات اللازمة التي يحددها مجلس الإدارة أو لجنة الرقابة، أو بناء على طلب خطي من خُمس أعضاء مجلس الإدارة. وإن يدع مجلس الإدارة الهيئة العمومية إلى الانعقاد، عندئذ يقدم أحد الأعضاء طلبا إلى قاضي محكمة الصلح الذي يكلف بدوره ثلاثة أعضاء كي يقوموا بدعوة الهيئة العمومية إلى الانعقاد.
وتجتمع الهيئة العمومية العادية كل 3 سنوات خلال شهر ديسمبر / كانون الأول وفي المكان واليوم الذين يتم تحديدهما من قبل مجلس الإدارة.
كيفية الدعوة إلى الاجتماع
يتولى مجلس الإدارة إعداد قوائم الأعضاء الذين لهم حق الانخراط في الهيئة العمومية واستناداً إلى لائحة الجمعية.
تتم دعوة الأعضاء إلى الاجتماع في المكان واليوم والساعة التي يتم تحديدها عبر نشر إعلان في إحدى الصحف المحلية، أو في الموقع الالكتروني للجمعية، أو إرسال رسالة نصية إلى عنوان البريد الالكتروني للعضو، أو إلى رقم هاتفه، أو باستخدام وسائل الإعلان المحلية؛ وذلك قبل 15 يوما على الأقل. ويتم ذكر المكان واليوم والساعة للاجتماع اللاحق في الإعلان نفسه وذلك في حالة عدم تحقق النصاب اللازم لعقد الاجتماع الأول. ويجب أن لا تقل المدة بين الاجتماع الاول والثاني عن سبعة أيام، ولا تتجاوز ستين يوما.
وإن تأجل الاجتماع لسبب خارج نطاق اكتمال النصاب اللازم، فإن هذه الحالة يجري تبليغها إلى الأعضاء حسب الكيفية التي تمت بها الدعوة إلى الاجتماع الاول، مع بيان أسباب التأجيل. ويجب عقد الاجتماع اللاحق خلال موعد أقصاه ثلاثة أشهر من تاريخ تأجيل الاجتماع الثاني. وتتم إعادة دعوة الأعضاء إلى الاجتماع حسب الأسس المطبقة في الدعوة إلى الاجتماع والمبينة في الفقرة الأولى.
ولا يمكن تأجيل اجتماع الهيئة العمومية لأكثر من مرة واحدة.
طريقة عقد الاجتماع:
تنعقد الهيئة العمومية بحضور ثلثي الأعضاء في حالة الأغلبية المطلقة للأعضاء الذين لهم حق الحضور، وعند تغيير اللائحة، وعند فسخ الجمعية. وعند تأجيل الاجتماع بسبب عدم تحقق الأغلبية، فإن الاجتماع اللاحق ينعقد دون توفر شرط الأغلبية، ولكن هذا الاجتماع الثاني لا يمكن أن ينعقد إلا بحضور ضعفي كامل أعضاء مجلس الإدارة ولجنة الرقابة في الجمعية.
يتم في مكان الاجتماع إعداد قائمة بأسماء الأعضاء الذي لهم حق حضور اجتماع الهيئة العمومية. ويجب على هؤلاء أن يحملوا بطاقات الجنسية الرسمية، فضلا عن فحص هذه البطاقات من قبل أعضاء مجلس الإدارة أو من يكلفهم المجلس بذلك. ويقوم الأعضاء الذين سيشاركون في الهيئة العمومية بالتوقيع أمام أسمائهم الواردة في القائمة التي يعدها مجلس الإدارة.
وإن كان النصاب اللازم للاجتماع متحققا فيتم تسجيل ذلك في محضر. ومن ثم يتم افتتاح الاجتماع من قبل رئيس مجلس الإدارة أو أحد أعضائه الذي يكلفه بذلك. وإن لم يتم تحقق النصاب اللازم للاجتماع فيتم تسجيل ذلك في محضر أيضا.
ويتم بعد الافتتاح تشكيل رئاسة للاجتماع لإدارته، وتتألف من رئيس الديوان، وعدد كاف من مساعدي الرئيس، وكاتب.
ويجب على الأعضاء الذين يدلون بأصواتهم خلال انتخابات أجهزة الجمعية أن يبرزوا بطاقات هوياتهم أمام هيئة الديوان، وأن يوقِّعوا إزاء أسمائهم المكتوبة في قائمة الحضور.
تتحمل رئاسة الاجتماع مسؤولية إدارة الاجتماع وسلامته.
تجري في اجتماعات الهيئة بالعمومية مناقشة الأمور الواردة في جدول الأعمال فقط. وإن قدَّم عشرة بالمائة من الأعضاء الحضور طلبا خطيا بإدراج موضوعات ضمن جدول الأعمال، فإن إدراج هذه الموضوعات يعتبر أمرا إجباريا.
يملك كل عضو صوتا واحدا في اجتماعات الهيئة العمومية. ويجب على العضو أن يدلي بصوته شخصيا. ويمكن للأعضاء الفخريين أن يشاركوا في الهيئة العمومية، ولكن لا يحق لهم الإدلاء بالأصوات. وإن كان العضو شخصا اعتباريا، فإن رئيس مجلس إدارته أو مندوبه المفوض له حق الإدلاء بالصوت بالنيابة عن الشخص الاعتباري.
إن المواضيع التي يتم التباحث بشأنها والقرارات الصادرة بشأنها خلال الاجتماع يجري تسجيلها في محضر، ومن ثم يتم التوقيع عليها من قبل رئيس الاجتماع والكاتب. وفي ختام الاجتماع يتم تقديم المحضر والمستندات الأخرى إلى رئيس مجلس الإدارة. ويتحمل رئيس مجلس الإدارة مسؤولية المحافظة على هذه المستندات وتسليمها خلال سبعة أيام إلى مجلس الإدارة المنتخب حديثا.
كيفية الإدلاء بالأصوات، واتخاذ القرارات في الهيئة العمومية
المادة 8: يتم خلال الهيئة العمومية إجراء التصويت العلني؛ ما لم يصدر قرار خلاف ذلك. ويتم التصويت العلني حسب الطريقة التي يحددها رئيس اجتماع الهيئة العمومية.
وإن تم التصويت بشكل سري، يدلي الأعضاء بأصواتهم عن طريق ورقة أو نموذج تصويت مختوم من قبل رئيس الاجتماع، حيث يلقون هذه الأوراق أو النماذج داخل وعاء فارغ. وبعدها يتم تدوين نتيجة التصويت بشكل علني.
يتم اتخاذ القرارات خلال الهيئة العمومية بالأغلبية المطلقة. إلا أن قرار تغيير اللائحة، وقرار فسخ الجمعية لا يتم اتخاذهما إلا بأصوات ثلثي الأعضاء الحاضرين في الاجتماع.
القرارات المتخذة دون اجتماع ولا دعوة
إن القرارات التي يتم اتخاذها بمشاركة خطية من الأعضاء دون حضورهم، والقرارات التي يجري اتخاذها عن طريق اجتماع كافة أعضاء الجمعية دون التقيد بطرق الدعوة المبينة في هذه اللائحة، تعتبر قرارات نافذة. وإن القرار المتخذ بهذه الكيفية لا يعتبر نافذا بدلا من الاجتماع العادي.
مهام وصلاحيات الهيئة العمومية
المادة 9: تتولى الهيئة العمومية التباحث حول الأمور المبينة أدناه، وتتخذ القرارات بشأنها:
- انتخاب أجهزة الجمعية.
- تغيير لائحة الجمعية.
- التباحث حول تقارير مجلس الإدارة ولجنة الرقابة، وإبراء ذمة مجلس الإدارة.
- التباحث حول الموازنة التي يعدها مجلس الإدارة، وقبول هذه الموازنة كما هي أو إجراء تغييرات فيها.
- منح مجلس الإدارة صلاحية شراء ما يلزم للجمعية من العقارات؛ أو بيع الموجودة منها.
- التدقيق في التوجيهات التي يعدها مجلس الإدارة بشأن أعمال الجمعية، والموافقة عليها كما هي أو إجراء تغييرات فيها.
- تحديد أجور رئيس وأعضاء مجالس الإدارة ولجان الرقابة في الجمعية من غير العاملين لدى الدولة، وتحديد كافة المصروفات، والنثرية، والتعويضات، والأجور اليومية والنثرية التي سيتم دفعها للمكلفين بتقديم خدمات الجمعية.
- البت في انضمام الجمعية للاتحادات من عدمه.
- منح الصلاحية إلى مجلس الإدارة بشأن مزاولة الجمعية أنشطة دولية، وانضمامها إلى عضوية الجمعيات والمؤسسات الموجودة خارج البلاد، أو انفصالها منها.
- قيام الجمعية بتأسيس أوقاف.
- البت في موضوع فسخ الجمعية.
- التدقيق في المقترحات الأخرى الواردة من مجلس الغدارة، والبت فيها.
- تنفيذ المهام المنصوص عليها الواردة في التشريعات والخاصة بالهيئة العمومية.
ويحق للهيئة العمومية دوما أن تدقق في أعمال الأجهزة الأخرى للجمعية، وأن تعزل أعضائها من مناصبهم لأسباب عادلة.
وإن الهيئة العمومية هي صاحبة القرار النهائي في قبول العضوية، والإخراج منها. وإن الهيئة العمومية بصفتها الجهاز ذا الصلاحية الأعلى في الجمعية، بإمكانها أن تزاول الأعمال وتستخدم الصلاحيات غير الممنوحة لأجهزة الجمعية الأخرى.
تشكيل مجلس الإدارة، ومهامه، وصلاحياته
المادة 10: تتولى الهيئة العمومية انتخاب مجلس الإدارة من خمسة أعضاء أصليين، وخمسة أعضاء احتياط.
ويتولى مجلس الإدارة بعد انتخابه عقد اجتماع الأول، متخذا خلاله قرارا بتوزيع المهام محددا بذلك رئيس المجلس، ومساعده، وسكرتير المجلس، ومسؤول إحصاء الأصوات، وأعضاء المجلس.
وإن أصبحت عضوية أصلية في مجلس الإدارة شاغرة بسبب الاستقالة أو أي سبب آخر، فعندئذ يجب إعطاء هذه المهمة للأعضاء الاحتياط حسب تسلسل الأصوات التي نالوها في الهيئة العمومية.
مهام وصلاحيات مجلس الإدارة
يتولى مجلس الإدارة تنفيذ المهام التالية:
- تمثيل الجمعية، أو منح هذه الصلاحية إلى واحد أو أكثر من أحد أعضائه.
- القيام بأعمال تحديد إيرادات الجمعية ومصروفاتها، وإعداد الموازنة المتعلقة بالفترة اللاحقة لعرضها على الهيئة العمومية.
- إعداد التوجيهات المتعلقة بأعمال الجمعية، وعرضها على الهيئة العمومية للتصديق عليها.
- شراء الأموال غير المنقولة، وبيع الأموال المنقولة وغير المنقولة العائدة للجمعية، وتشييد المباني والمنشآت، وإبرام عقود الإيجار، وتأسيس الرهن على الأموال المنقولة وغير المنقولة لصالح الجمعية أو تأسيس حقوقاً عينية عليها؛ شريطة أن تكون كافة هذه الأعمال بتخويل من الهيئة العمومية.
- فتح مكاتب التمثيل في الأماكن التي تقتضي ذلك.
- تنفيذ القرارات المتخذة من قبل الهيئة العمومية.
- القيام في نهاية كل سنة بإعداد تقرير يتضمن جدولاً عن حسابات أعمال الجمعية أو الحسابات الختامية لها، وجدول الإيرادات، وتقريراً عن أعمال مجلس الإدارة. وعرض هذا التقرير على الهيئة العمومية عند اجتماعها.
- تنفيذ بنود الموازنة.
- البت بشأن قبول عضوية أو إسقاطها.
- اتخاذ كافة أنواع القرارات وتطبيقها في سبيل تحقيق أهداف الجمعية.
- القيام بالمهام والصلاحيات الأُخرى المخولة إليه وفقاً للقانون.
تشكيل لجنة الرقابة، ومهامها، وصلاحياتها
المادة 11: تتألف لجنة الرقابة من ثلاثة أعضاء أصليين، وثلاثة أعضاء احتياط، يجري انتخابهم من قبل الهيئة العمومية. وإن أصبحت عضوية أصلية في لجنة الرقابة شاغرة بسبب الاستقالة أو أي سبب آخر، فعندئذ يجب إعطاء هذه المهمة للأعضاء الاحتياط حسب تسلسل الأصوات التي نالوها في الهيئة العمومية.
مهام وصلاحيات لجنة الرقابة
وتعمل لجنة الرقابة على مراقبة الجمعية من كونها تمارس أعمالها في مواضيع تتلاءم والأهداف المبينة في اللائحة، ومدى تحقيقها لهذه الأهداف، ومن أن الدفاتر والسجلات والحسابات يجري تنظيمها حسب القوانين ولائحة الجمعية. حيث تقوم اللجنة بهذه المهام وفق الأسس والأصول المبينة في لائحة الجمعية، وخلال فواصل زمنية لا تتعدى السنة الواحدة. وتعد تقريرا حول هذا التدقيق، وتعرضه على مجلس الإدارة، وعلى الهيئة العمومية عند اجتماعها.
وتدعو لجنة الرقابة الهيئة العمومية إلى الاجتماع عند الضرورة.
مصادر تمويل الجمعية
المادة 12: إن مصادر تمويل الجمعية كما يلي:
- اشتراكات الأعضاء: إن الاشتراك الذي يتم الحصول عليه من العضو، يجري تحديده من قبل مجلس الإدارة. وإن زيادة قيمة الاشتراك أو تخفيضها يبت فيها مجلس الإدارة في بداية كل سنة.
- المساعدات والتبرعات التي يمنحها الأشخاص الطبيعيون والاعتباريون إلى الجمعية حسب رغبتهم.
- الإيرادات المتحققة عبر النشاطات المنظمة من خلال الجمعية مثل؛ المآدب، وحفلات الشاي، والرحلات، وأعمال الترفيه، والتمثيل، والحفلات الموسيقية، والمسابقات الرياضية، والمؤتمرات.
- الإيرادات المتحققة من ممتلكات الجمعية.
- التبرعات والمساعدات التي يتم جمعها بما يتوافق وأحكام التشريعات المتعلقة بجمع المساعدات.
- الأرباح المتحققة من الأنشطة التجارية التي تقوم بها الجمعية بغرض الحصول على الإيرادات التي تحتاجها لتحقيق أهدافها.
- الإيرادات الأخرى.
أسس وأصول تنظيم الدفاتر في الجمعية، والدفاتر التي سيتم تنظيمها
المادة 13: أسس تنظيم الدفاتر
يتم تنظيم الدفاتر في الجمعية على أساس حساب إدارة الأعمال. ولكن إن تجاوزت الإيرادات السنوية الحد المبين في المادة 31 من قانون الجمعيات، فإنه يجري تنظيم دفتر على أساس الحسابات الختامية للفترة الحسابية اللاحقة.
وإن جرى التحول إلى طريقة الحسابات الختامية، وحدث انخفاض إلى ما دون الحد المبين أعلاه خلال فترتين حسابيتين متتاليتين، فإنه يمكن الرجوع إلى طريقة حساب إدارة الأعمال.
ويمكن تنظيم الدفاتر حسب طريقة الحسابات الختامية دون التقيد بالحد المبين أعلاه، وذلك بقرار من مجلس الإدارة.
وإن تم تنظيم حسابات أعمال تجارية للجمعية، فإنه يتم تنظيم دفتر لحسابات الأعمال حسب أحكام قانون أصول الضرائب.
أصول القيد
يتم تنظيم الدفاتر والسجلات في الجمعية حسب الأسس والأصول المبينة في التوجيهات المتعلقة بالجمعيات.
الدفاتر التي يتم تنظيمها:
يتم تنظيم الدفاتر المذكورة أدناه في الجمعية:
- إن الدفاتر التي يتم تنظيمها على أساس حسابات الأعمال، والأسس والأصول التي يجري التقيد بها هي كما يلي:
- دفتر القرارات: تتم كتابة قرارات مجلس الإدارة في هذا الدفتر بتواريخها وأرقامها. ويتم توقيع تحت القرارات من قبل الأعضاء المشاركين في ستة اجتماعات.
- سجل الأعضاء: يتم تدوين معلومات عن هوية الأعضاء في هذا السجل وتواريخ الانتماء إلى الجمعية والانفكاك منها. ويمكن تدوين ما يدفعه الأعضاء من بدل الانتماء والاشتراك السنوي في هذا السجل.
- دفتر تسجيل الأوراق: يتم تسجيل الأوراق الواردة والصادرة بتواريخها وأرقامها في هذا الدفتر. ويتم حفظ النسخ الأصلية من الأوراق الواردة والنسخ المصورة من الأوراق الصادرة في ملفات. وكذلك يتم حفظ النسخ المطبوعة من الأوراق الواردة والصادرة عبر البريد الالكتروني.
- سجل حسابات الأعمال: يتم تدوين ما جمع من واردات باسم الجمعية والمصاريف في هذا السجل، وبشكل واضح ومنتظم.
- سجل إيصالات الاستلام: تدون في هذا السجل كافة إيصالات الاستلام بأرقامها وأرقام تسلسلها، ومستلمها، ومعيدها اسماً ولقباً وتوقيعاً مع تواريخ الاستلام والإعادة.
- سجل المعدات الأساسية: تدون في هذا السجل كافة المعدات الأساسية العائدة ملكيتها للجمعية؛ من ناحية تاريخ تملكها، وشكل استعمالها، أو الأماكن التي أُعطيت لها، وما يشطب قيده بسبب انقضاء مدة استعماله.
وإن تنظيم كلا من؛ سجل إيصالات الاستلام، وسجل المعدات الأساسية لا يعتبر أمرا إجباريا.
- إن السجلات التي يتم تنظيمها على أساس الحسابات الختامية، والأسس الواجب الالتزام بها هي كما يلي:
- إن السجلات الواردة في البنود الفرعية 1، 2، 3 من الفقرة (أ) أعلاه يجب تنظيمها في حالة تنظيم السجلات على أساس الحسابات الختامية.
- السجل اليومي، وسجل الأستاذ: يتم تنظيم هذه السجلات وإجراء القيد فيها وفقاً للأسس والكيفية المنصوص عليها في قانون الضرائب واستناداً إلى التبليغات العامة المتعلقة بتطبيقات النظام المحاسبي والمنشورة حسب الصلاحيات التي يخولها هذا القانون لوزارة المالية.
التصديق على السجلات:
يجب التصديق على السجلات الواجب تنظيمها في الجمعية (عدا سجل الأستاذ) وذلك لدى مديرية الجمعيات الكائنة في الولاية أو لدى الكاتب العدل (موثق العقود) قبل الشروع في استخدامها في الجمعية. حيث تظل هذه السجلات قيد الاستخدام حتى انتهاء صفحاتها، ولا يتم التصديق البيني عليها. إلا أن السجل اليومي الذي ينَظَّم كحسابات مالية ختامية يحتم التصديق عليه مجدداً في غضون الشهر الأخير الذي يسبق السنة التي يُستخدم فيها.
تنظيم جدول الإيرادات والحسابات الختامية
إن جرى تنظيم السجلات على أساس حسابات الأعمال، فإنه يتم تنظيم جدول حسابات الأعمال في نهاية السنة (31 ديسمبر / كانون الأول) (حسبما ورد في الملحق 16 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات) وإن جرى تنظيم السجلات على أساس الحسابات الختامية، فإنه يتم فإنه يتم تنظيم حسابات ختامية، وجدول للإيرادات استناداً إلى التبليغات العامة المتعلقة بتطبيقات النظام المحاسبي والمنشورة من قبل وزارة المالية.
إجراءات الإيرادات والمصروفات الخاصة بالجمعية
المادة 14: وثائق الإيرادات والمصروفات
يتم تحصيل إيرادات الجمعية بواسطة إيصال بالاستلام (نسخة منه مبينة في الملحق 17 من توجيهات الجمعيات). وعند تحصيل إيرادات الجمعية عبر البنوك فإن الوثيقة البنكية أو كشف الحساب المصرفي يعتبران بديلين عن إيصال الاستلام.
أما مصروفات الجمعية فتتم عبر وثائِق مثل؛ الفواتير، وفاتورة البيع بالتجزئة، وإيصال الاستلام الخاص بصاحب المهنة الحرة. أما مصروفات الجمعية والتي تخضع للبند 94 من قانون ضريبة الدخل فيتم بيانها عبر مستند المصروفات وذلك حسب أحكام قانون أصول الضرائب. أما المصروفات خارج نطاق هذا الإطار فإن الوثائق مثل؛ وثيقة المصروفات (نسخة منها مبينة في الملحق 13 من توجيهات الجمعيات)، أو الوثيقة البنكية يمكن استخدامها كوثائق للمصروفات.
إن البضائع والخدمات المقدمة من الجمعية إلى الأشخاص، أو الدوائر، أو المؤسسات دون مقابل فيجري تسليمها بواسطة وثيقة تسليم المساعدة العينية (نسخة منها مبينة في الملحق 14 من توجيهات الجمعيات). أما البضائع والخدمات المقدمة من الأشخاص، أو الدوائر، أو المؤسسات إلى الجمعية دون مقابل فيجري تسليمها بواسطة وثيقة استلام التبرع العيني (نسخة منها مبينة في الملحق 15 من توجيهات الجمعيات).
وإن هذه الوثائق المذكورة يجري طبعها بالأبعاد والأشكال المبينة في الملحق 13، والملحق 14، والملحق 15 وبأرقام متوالية وتحمل أرقاما متسلسلة، وذات أوراق ذاتية الكربون، وعلى شكل مجلدات ذات خمسين نسخة أصلية وخمسين نسخة قابلة للفصل، أو مطبوعة في وسط الكتروني أو طابعات على شكل استمارات أو استمارات متصلة ببعضها. وإن الوثائق التي يجري طبعها على استمارات أو استمارات متصلة يجب ن تكون بالمواصفات المنوه عنها.
إيصالات الاستلام
إن إيصالات الاستلام المستخدمة في تحصيل إيرادات الجمعية يجري طبعها في المطبعة بقرار من مجلس الإدارة وبالأبعاد والأشكال المذكورة في (الملحق 17 من توجيهات الجمعيات).
ويتم تطبيق أحكام قانون الجمعيات فيما يتعلق بطبع إيصالات الاستلام، وفحصها، واستلامها من المطبعة، وتسجيلها في الدفتر، وعملية التسليم بين مندوبي العدّ السابقين واللاحقين، واستخدام إيصالات الاستلام، واستخدام هذه الإيصالات من قبل الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تحصيل إيرادات الجمعية، وتسليم الإيرادات التي يتم جمعها.
شهادة التفويض
إن الشخص أو الأشخاص الذين يقومون بعملية تحصيل الإيرادات بإسم الجمعية يجري تحديدهم من قبل مجلس الإدارة مع تحديد فترات مهامهم. ويجري تنظيم شهادة التفويض بنسختين من قبل الجمعية (حسبما ورد في الملحق 17 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات)، حيث تحتوي الشهادة على بيانات هوية الشخص المفوض بتحصيل الإيرادات، وتوقيعه، وصورته الفوتوغرافية. ويجري التصديق على الشهادة من قبل رئيس مجلس الإدارة. ويحق للأعضاء بالأصالة في مجلس الإدارة أن يقوموا بعملية تحصيل الإيرادات دون الحاجة إلى شهادة التفويض.
ويتم تحديد مدة شهادة التفويض من قبل مجلس الإدارة، وهي تبلغ سنة واحدة كحد أقصى. ويجري تجديد شهادة التفويض المنقضية مدتها، وذلك حسب الفقرة الأولى. ويجب تسليم شهادة التفويض إلى مجلس إدارة الجمعية في غضون أسبوع واحد، وذلك في حالات مثل؛ انقضاء مدة الشهادة، أو استقالة صاحبها من منصبه، أو وفاته، أو عزله من منصبه. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن إلغاء صلاحية تحصيل الإيرادات دوما بقرار من مجلس الإدارة.
مدة حفظ وثائق الإيرادات والمصروفات الخاصة بالجمعية
إن إيصالات الاستلام التي يتم استخدامها من قبل الجمعية، ووثائق المصروفات، وغيرها من الوثائق – عدا الدفاتر- يتم الاحتفاظ بها لمدة خمس (5) بتواريخ وأرقام قيدها في الدفاتر، ويظل محفوظا حق تطبيق أحكام الفترات المبينة في القوانين الخاصة.
تقديم الإقرارات
المادة 15: يتولى مجلس الإدارة ملء إقرار الجمعية (المبين في الملحق 21 من التوجيهات الخاصة بالجمعيات)، ومن ثم يقوم رئيس الجمعية بتقديمه إلى سلطة الإدارة الحكومية في غضون الأربعة شهور الأولى من سنة تقويمية. ويتضمن إقرار الجمعية نشاطات الجمعية عن السنة المالية السابقة، والحسابات الختامية الخاصة بإيراداتها ومصروفاتها في نهاية السنة.
التزامات تقديم الإعلامات
المادة 16: الإشعارات التي يجري إرسالها إلى سلطة الإدارة الحكومية.
الإعلام الخاص بنتائج الهيئة العمومية
يتم تقديم نتيجة الهيئة العمومية إلى سلطة الإدارة الحكومية في غضون ثلاثين يوما التالية للهيئة العمومية العادية أو الطارئة. وتحتوي النتيجة على كشف بأسماء من يجري انتخابهم أعضاء أصليين أو احتياط في مجلس الإدارة ولجنة الرقابة والأجهزة الأخرى في الجمعية (حسبما ورد في الملحق 3 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات). وإن جرى تغيير اللائحة في اجتماع الهيئة العمومية، فإن محضر الهيئة العمومية يتضمن المواد السابقة والجديدة في اللائحة المتغيرة، فضلا عن احتواء كل صفحة من صفحات المحضر على تواقيع أغلبية الأعضاء. ويتم تقديم الشكل الجديد للائحة كمرفق مع خطاب إلى سلطة الإدارة الحكومية خلال الفترة نفسها المنوه عنها في هذه الفقرة.
الإعلام الخاص بالعقارات
إن العقارات التي تمتلكها الجمعية يجري إعلامها إلى سلطة الإدارة الحكومية في غضون ثلاثين يوما من تسجيلها لدى مديرية السجل العقاري (حسبما ورد في الملحق 26 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات).
الإعلام الخاص بالحصول على المساعدات من خارج البلاد
إن كان المزمع حصول الجمعية على المساعدات من خارج البلاد، فإنه يتم أولا ملء استمارة “الإعلام الخاص بالحصول على المساعدات من خارج البلاد” ومن ثم تقديمها إلى السلطة الإدارة الحكومية (حسبما ورد في الملحق 4 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات).
أما المساعدات النقدية فيجب أن تكون عن طريق المصارف، وأن يتم تطبيق شرط الإعلام عنها قبل استخدامها.
الإعلام الخاص بالتغييرات
إن الإعلام الخاص بتغييرات مقر الجمعية يتم تنفيذه بملء استمارة “الإعلام الخاص بتغيير المقر” (حسبما ورد في الملحق 24 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات)، والإعلام الخاص بتغييرات أجهزة الجمعية خارج نطاق الهيئة العمومية يتم تطبيقه بملء استمارة “الإعلام الخاص بتغييرات أجهزة الجمعية” (حسبما ورد في الملحق 25 من التوجيهات المتعلقة بالجمعيات)، ومن ثم تقديمهما إلى السلطة الإدارية الحكومية في غضون الثلاثين يوما التالية لحدوث التغييرات.
وإن التغييرات الحاصلة في اللائحة يجري تقديمها السلطة الإدارية الحكومية في غضون الثلاثين يوما التالية لاجتماع الهيئة العمومية. حيث يجري تقديمها مرفقة مع نتائج الهيئة العمومية.
فتح مكتب تمثيل
المادة 17: يمكن للجمعية أن تفتح لها مكاتب للتمثيل في الأماكن الضرورية بغرض تسيير أنشطة الجمعية، وذلك بناء على قرار مجلس الإدارة. وتتم إدارة مكتب التمثيل من قبل مندوب أو أشخاص مندوبين يجري اختيارهم بقرار من مجلس الإدارة. حيث يتم إبلاغ هذا الأمر خطيا إلى السلطة الإدارية الحكومية المختصة في تلك المنطقة. ولا يمكن تمثيل مكتب التمثيل أمام الهيئة العمومية للجمعية.
الرقابة الداخلية للجمعية:
المادة 18: يمكن أن تجرى الرقابة الداخلية للجمعية من قبل الهيئة العمومية أو مجلس الإدارة أو لجنة الرقابة؛ مثلما يمكن الطلب من مؤسسات الرقابة الخارجية إجراء هذه الرقابة. إلا أن الرقابة المجراة من الهيئة العمومية أو مجلس الإدارة أو مؤسسة من خارج الجمعية لا يعني بالضرورة أن لجنة الرقابة غير مكلفة بالتزاماتها.
وتجرى مراقبة الجمعية مرة في السنة على الأقل وذلك من قبل لجنة الرقابة. ولكل من الهيئة العمومية أو مجلس الإدارة الحق في إجراء الرقابة أو تكليف مؤسسة خارجية بإجرائها.
طرق الاقتراض في الجمعية:
المادة 19: يمكن للجمعية أن تقترض عند حاجتها لذلك وبقرار من مجلس الإدارة؛ وذلك كي تحقق أهدافها وتستمر في مزاولة نشاطاتها. حيث يمكن أن يكون هذا الاقتراض على شكل أموال مقرضة أو خدمات يتم الحصول إليها؛ مثلما يمكن أن يكون على شكل أموال سائلة. إلا أنه من غير الممكن أن يجرى الاقتراض إذا كان بمقادير لا يمكن تغطيتها من إيرادات الجمعية ومؤدياً بها إلى ضائقة في تسديد الديون.
كيفية إجراء تغيير في اللائحة:
المادة 20: يتم إجراء التغيير في اللائحة بقرار من الهيئة العمومية.
ولا يصدر قرار تغيير اللائحة أثناء انعقاد الهيئة العمومية إلا بأغلبية أصوات 2/3 من الأعضاء الذين لهم حق الحضور والإدلاء بالصوت. وإن جرى تأجيل الاجتماع بسبب عدم تحقق أغلبية الأصوات اللازمة لإجراء التغيير، فإن هذه الأغلبية لا تعد مطلوبة في الاجتماع التالي. ولكن يتحتم ألا يقل عدد الحاضرين في هذا الاجتماع عن ضعفي مجموع عدد أعضاء مجلس الإدارة ولجنة الرقابة.
وإن نسبة الأصوات اللازمة لاتخاذ قرار بإجراء التغيير على اللائحة تبلغ 2/3 من أصوات الأعضاء الحاضرين في الاجتماع المالكين لحق التصويت. ويتم إجراء التصويت علناً في الهيئة العمومية بشأن إجراء تغيير في اللائحة.
فسخ الجمعية وطريقة تصفية ممتلكاتها:
المادة 21: يحق للهيئة العمومية دوماً أن تتخذ قراراً بفسخ الجمعية.
وإن نسبة الأصوات اللازمة لإجراء مباحثات حول فسخ الجمعية تبلغ 2/3 من أصوات الأعضاء الحاضرين في الاجتماع المالكين لحق حضور اجتماع الهيئة العمومية. وإذا تأجل الاجتماع بسبب عدم تحقق الأغلبية في الأصوات؛ عندئذ لن يتم في الاجتماع الثاني الالتزام بتحقق الأغلبية. ولكن يحتم ألا يقل عدد الحاضرين في هذا الاجتماع عن ضعفي مجموع عدد أعضاء مجلس الإدارة ولجنة الرقابة على الأقل.
وإن نسبة الأصوات اللازمة لاتخاذ قرار حول فسخ الجمعية تبلغ 2/3 من أصوات الأعضاء الحاضرين في الاجتماع المالكين لحق التصويت. ويتم إجراء التصويت علناً في الهيئة العمومية بشأن فسخ الجمعية.
إجراءات التصفية
عند إصدار الهيئة العمومية قرارها بفسخ الجمعية، فإن إجراءات تصفية النقود والممتلكات والحقوق الخاصة بالجمعية من قبل لجنة التصفية التي يتم تشكيلها من أعضاء آخر مجلس للإدارة. وتبدأ هذه الإجراءات من تاريخ إصدار الهيئة العمومية قرارها في فسخ الجمعية، أو عند انقضاء مدة الجمعية تلقائيا ونهائيا. وتستخدم العبارة التالية في اسم الجمعية ” جمعية إنسان أفريقيا الداخلة في مرحلة التصفية “.
إن لجنة التصفية مكلفة ومسؤولة عن القيام بإجراءات تصفية النقود والممتلكات والحقوق الخاصة بالجمعية من البداية حتى النهاية. وتتولى هذه اللجنة أولا تدقيق حسابات الجمعية. حيث يتم إثناء التدقيق تحديد الدفاتر المتعلقة بالجمعية، وإيصالات الاستلام، وسجلات التسجيل العقاري وسجلات البنوك، وغيرها من الوثائق. ومن ثم يتم بيان الممتلكات والالتزامات في محضر. وتصدر الإعلانات بدفع مستحقات الجمعية إن ظهر أثناء إجراءات التصفية أن الجمعية دائنة. ويتم تحويل الأموال إن وجدت إلى نقود ليتم دفع ما على الجمعية من ديون. وإن كانت الجمعية دائنة فسيتم تحصيل هذه الديون. وبعد أن يتم دفع ما على الجمعية وتحصيل ما لها من ديون، فإن كافة الممتلكات المتبقية من أموال ونقود وحقوق يتم تحويلها إلى الجهة التي تحددها الهيئة العمومية. وإن لم تكن هناك جهة محددة في الهيئة العمومية؛ عندئذ يتم تحويلها إلى أقرب جمعية من ناحية الأهداف بتاريخ فسخ الجمعية، وذات أكبر عدد من الأعضاء، وتوجد في الولاية التي تقع فيها الجمعية.
تدون كافة إجراءات التصفية في محضر التصفية. علماً أن هذه الإجراءات تُستَكمَل في غضون ثلاثة أشهر ما لم تكن هناك فترات إضافية معطاة من رئاسة السلطة الإدارية الحكومية ووفق مسوغ قانوني.
تتولى الهيئة العمومية وفي غضون سبعة أيام تبليغ رئاسة السلطة الإدارية الحكومية – الواقعة في المنطقة التي يقع فيها مقر الجمعية – خطياً بانتهاء عملية التصفية؛ وذلك بعد عملية استكمال تحويل أموال الجمعية ونقودها وحقوقها. ويجب إرفاق محضر التصفية مع هذا التبليغ الخطي.
ويعتبر أعضاء آخر مجلس للإدارة مسئولين في الحفاظ على سجلات الجمعية ووثائقها بصفتهم لجنة للتصفية. ويمكن إعطاء هذه المهمة لأحد أعضاء مجلس الإدارة. وتبلغ مدة المحافظة على هذه السجلات والوثائق خمس سنوات.
نواقص الأحكام:
المادة 22: تطبق أحكام قانون الجمعيات، والقانون المدني التركي، والمواد القانونية الواردة في التوجيه الخاص بالجمعيات الصادر بالاستناد إلى هذين القانونين، وغيرها من المواد القانونية ذات العلاقة في كل الأمور التي لم يرد بشأنها نص في لائحة الجمعية.